1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота.
Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учёт документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной сети, так и через интернет (в том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации. функциональность системы постоянно расширяется.
Основные возможности
Учет и хранение документов
- регистрация входящих и исходящих документов
- регистрация внутренних документов (инструкций, служебных записок, поручений и т. д.)
- работа с документами любых типов (тексты, изображения, видеофайлы, аудиофайлы, офисные документы, архивы, приложения и пр.)
- учёт в разрезе видов документов
- хранение документов в каталогах любой структуры (по усмотрению пользователя)
- загрузка документов из электронной почты, со сканера
- поддержка бумажного делопроизводства (ведение номенклатуры дел, контроль перемещений документов и т. д.)
- учёт обращений граждан
- учёт персональных данных
Работа с документами
- просмотр и редактирование
- работа с документами на всех стадиях жизненного цикла (от черновиков до утверждения или уничтожения)
- механизм резолюций
- быстрый поиск, в том числе полнотекстовый
- возможность указывать связи между документами, создавать цепочки подчиненных документов
- возможность коллективной работы с одним и тем же файлом (согласование, контроль исполнения, принятие и т. д.)
- настраиваемая маршрутизация для разных видов документов (построение бизнес-процессов в привязке к конкретным пользователям и их ролям)
- формирование задач исполнителям
Использование программы позволяет
- упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
- сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
- повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
Дополнительные возможности
Безопасность
- централизованное хранение документов в электронном виде
- хранение всех версий и истории редактирования документов
- защита от несанкционированного доступа к документам
- защита от одномоментного редактирования документов несколькими пользователями
Контроль исполнительской дисциплины
- контроль сроков и объёмов выполнения задач
- ежедневный учёт рабочего времени сотрудников в разрезе выполняемых работ (в том числе автоматический на основе выполненных задач)
- анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений, проектов на основе отчетов
Прочие
- автоматический запуск бизнес-процессов в нужное пользователю время
- штрихкодирование документов
- использование механизмов электронной цифровой подписи
- настраиваемый интерфейс
- масштабируемость
- возможность работы в режиме с распределенными базами данных